발신자에 따라 Outlook 메일 색상을 다르게 하는 방법

직장 생활을 하면 필수적으로 사용하는 것 중의 하나가 outlook인데요, 엄청나게 쏟아지는 메일을 읽고 답장만 하는데도 하루 일과 중의 몇 시간은 훌쩍 지나가는 일이 많습니다. 예전에 제가 해외 직원들과 함께 일을 많이 할 때는 밤에 퇴근했다가 아침에 일찍 출근해서 보면 또 메일이 100여 개가 쌓여있기도 했고, 하루 출장을 다녀왔더니 메일이 500여 개가 쌓여 있어서 놀랐던 적도 있었는데, 지금도 고객사와 미팅을 위해 이동이 잦다 보니 스마트폰으로 확인할 수 있다고는 하나, 모든 메일을 정성 들여서 읽고 답하기가 쉬운 일이 아닙니다. 그러면 당연히 노트북을 열었을 때 우선순위를 정해서 중요한 메일부터 읽어야 할 텐데요, 중요한 발신자를 미리 설정을 해두면 메일의 색상을 달리 할 수가 있습니다. 지구에 사는 한 시간은 모두에게 똑같은 속도로 흘러가지만, 그걸 어떻게 활용하느냐는 각자에게 달려 있습니다.

 

발신자에 따라 Outlook 메일의 색상을 다르게 하는 방법

참고로 저는 outlook 2013 version을 사용하고 있습니다.

 

1. 보기탭에서 현재 보기 그룹의 보기 설정을 클릭합니다.

- 보기탭 - 현재 보기 그룹 - 보기 설정 클릭 -

2. 고급 보기 설정:컴팩트라는 창이 뜨는데, 여기서 조건부 서식을 클릭합니다.

- 조건부 서식 클릭 -

3. 자, 여기서 저는 중요한 비즈니스 메일에만 색상을 주어서 강조를 하고 싶은데, 특히 Supplier의 담당자로부터 오는 메일이 그 대상입니다. 이 분이 보내는 메일은 빨리 읽고 회신을 빨리 주어야 제 일도 편합니다. 여기서 추가를 클릭합니다.

- 추가 클릭 -

4. 여기서 규칙의 이름을 입력합니다. 저는 특정인의 이름으로 입력하겠습니다.

- 규칙의 이름을 입력한다. -

5. 이제 글꼴을 선택합니다. 저는 폰트는 맑은 고딕으로, 색상은 붉은색으로 한 다음에 굵은 기울임꼴로 설정하였습니다. 그리고 확인을 누릅니다.

- 글꼴을 눌러서 원하는 폰트와 색상 등을 설정하고 확인을 클릭 -

5. 이제 조건을 누릅니다. 그리고, 보낸 사람에 해당 이메일 주소를 넣어주면 끝입니다.

- 별도 서식을 적용할 발신인의 메일 주소를 넣어준다. -

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설정을 하면 메일 리스트에서 바로 확인이 가능하고, 보시면 아시겠지만 특정한 단어를 포함한 메일에도 적용할 수가 있습니다. 저 역시 몇 가지 사용하고 있습니다. 메일이 매일 엄청나게 쏟아지는 와중에 나름의 우선순위를 두고 일을 해야 업무의 효율 면에서 유리하겠죠. 중요한 메일을 놓치는 일도 방지할 수 있습니다. 나름 유용하게 사용하고 있는 기능이라 공유해 보았습니다.